Compte rendu réunion du 10 10 07 pour l’organisation du forum des association IIT 2007

Présent divers representants des assos epita, dont le président d’Epitanime, le président du BDE Epita, le directeur des études – chargé du dveloppement et de la restructuration des associations Epita/Tech

Concernant le forum des association et suite a ce qui a été dit a la précédente réunion le 3 10 07, une solution a ete proposée par le chargé associations Epita/tech.

Date : Jeudi 8 novembre 2007
Lieu : cour du KB
Contexte : Les PFE Epitech ont lieu durant la meme période et ils bénéficient d'une tente d'environ 35 stands de 4m² chacun avec des « bar »
Le forum aura lieu dans l'apres midi, le matin servira a l'installation des stands. Si les emplois du temps des diverses classes n'ont pu libérer ce jeudi apres midi, le forum aura lieu sur la journée entiere afin de permettre a tous les eleves de venir.
Chaque association aura au moins 1 stand. Les associations ayant besoin de plus d'espace (IPSAconcept par exemple) devront faire la demande.

Pour organiser au mieu le forum, il faut recencer toutes les associations Epita/tech, IPSA et ISBP voulant participer et envoyer la liste au president du BDE Epita qui centralisera tout ca.
En ce qui concerne l'IPSA, il faut tout centraliser aupres de Leatitia ou Gug pour toutes les associations IPSA voulant participer.
Il faut une liste avec les informations suivantes :
Nom de l'association
matériel nécessaire (vidéo projecteur pour une diffusion, sono, tables, ...)
taille du stand idéal désiré, et taille minimale du stand nécessaire
le nombre de personnes qui seront présentes pour représenter l'association et au moins un contact parmis eux (nom prénom mail et tel)
les animations qu'ils ont prévu d'effectuer (vidéo, son, démonstration de matériel, ...)

Le forum sera présent dans les emplois du temps d'Epita/tech et sera présenté lors d'un passage dans les classe comme « obligatoire » aux étudiants. La même chose a IPSA serait interessante, surtout pour bouger les sups/spé d'Ivry au KB

Chaque association présente devra posséder un visuel (une affiche plus ou moins grande) avec le nom de l'assos, le logo, eventuellement le but de l'assos dans les grandes lignes.

Pour communiquer sur cette journée, des affiches seront faites par le BDE epita et en demander pour afficher a Ivry. Il faut lui envoyer tous les logos des associations le plus rapidement possible. Le BDE devra passer dans les classes

Prochaine réunion vendredi 19 octobre au sous sol 19H.

Notes :
d'autres points sans rapport direct avec le forum ont été abordé comme la gestions des points d'association, l'uniformisation des écoles sur ce point la, etc

Concernant l'uniformisation des associations au niveau du IIT, l'idée de la création d'un BDE IIT a été évoqué. Ce BDE, ou plutot conseil sera formé des membres des BDE des écoles du pole et aura pour but de faire la lien entre toutes les écoles. La volonté de ne plus percevoir les associations comme appartenant a une seule école est très présente et très partagée de tous (ex : Dreamage qui a comme membres des Epitech (en 2005), les assos ISBP qui sont géré par des Epita etc etc.
De plus, il faut empecher la création d'association ayant le meme but qu'une associaton existant deja dans le pole (ex : IPSAzik et Soul oF Sound, Dreamage et EpTV, ...)

Pour finir, une formation des membres du bureau des associations va etre progressivement mise en place a Epita/tech. Cette formation s'effectuera en modules de 3-4 heures sur le management, la comptabilité, la communication et le marketing. Elle permettra a des bureau novices de mieux gérer et d'intégrer plus rapidement la vie associative. Cette formation sera vraiment centrée sur la vie associative, tant au niveau juridique que pour la gestion simple (main courante, gestion des membres, etc)
Cette formation pourrait a l'avenir avoir lieu sous forme de prérentrée comme le font deja certaines associations organisant des evennements des le debut de l'année (BDE, Dreamage, ...)

Cool ! ça c'est de l'info ! Merci beaucoup GUG


Bon par contre, pour la section hockey d'Ipsa Roller que je représente un petit peu, la fiche va être vite remplie :

Matériel Nécessaire : une table simple type table de classe (et encore sur une demi table on ferait moins vide) + 1 chaise, peut-être 2.
Taille du stand désiré : Euuuuuuh vous faîtes à moins d'1 m² ?
Nombre de personnes présentes : entre 1 et 4
Animations prévues : Euh euh euuuuuuuuuuhh ben je vais enfiler mon matos et faire un peu le con pour attirer le chaland. Je compte sur l'effet Samouraï de l'équipement.


Pour ce qui est de l'affiche, le drapeau a disparu. J'ai jusqu'au 8 pour sacrifier une taie d'Oreiller ou un vieux t-shirt...


Mais malgré toutje ne désespère pas, on arrivera à maintenir cette activité, je veux y croire jusqu'au bout.

MISE A JOUR

la forum des assos aura lieu le 12 novembre au kb
pour les assos voulant y participer, veuillez vous adresser le plus rapidement possible à laetitia ( quatre_l@ipsa.fr ) qui se chargera d'organiser tout ca.

précisez aussi le matériel dont vous aurez besoin sachant que chaque assos devrait normalement disposer d'au moins un stand d'environ 4m carré.

Lors de la rentrée, M. Merran nous avait parlé un peu de l'organisation des évènements ipsa et étant donné qu'on est à toulouse on pourra pas profité de tout.
A propos du forum des assos, il nous avait dit qu'un représentant de chaque asso allait descendre ... Qu'en est -il ?
Bon et sinon quand aura t on la visite de parisiens ????? Je crois que bientot y'a quelques membres du BDE qui descendent.

pense quand-même à la difficulté de réalisation des choses.

Avec quelques énormes conditions, du style d'avoir une connexion parisienne et une toulousaine à très très haut débit. Il serait techniquement pas impossible d'avoir des échanges de matériels (j'entends par la des vidéos brutes à monter par exemple) pour Dreamage. Cela fait déjà de belles contraintes.

Pour d'autres associations c'est encore pire.

Prenons par exemple IPSA concept (réalisation de voitures à très faible consommation pour le Shell Eco Marathon). Je vois difficilement comment nos amis Toulousains pourraient venir aider à l'assemblage des véhicules ou aux essais des moteurs...

Le plus facile à créer sur Toulouse, ce sera les assos sportives et les autres qui n'ont que de tous petits besoins matériels je dirais.
Pour les autres ce sera bien dur et de toutes façons, même en réussissant à créer un maximum d'assos "copié-collé" de celles existants déjà, ces branches Toulousaines seraient obligatoirement indépendantes.

Je veux dire que ça va être très compliqué pour les 2 branches d'oeuvrer à un même projet n'espérez pas trop pouvoir vite développer des petites fusées expérimentales main dans la main avec AeroIpsa, vous seriez plutôt amenés à développer vos propres modèles, à échanger quand-même bon nombre d'infos certes, mais ce ne sera jamais aussi fusionnel (pour le jeu de mot) que l'on aimerait.

Bon et puis le dernier truc pas marrant c'est le paramêtre du temps, tout cela ne va pas être rapide à mettre en place, loin de là.
Et j'ai bien peur que votre promo ne sois pas trop bénéficiaire de ces assos, à moins bien sûr que vous soyez tous des mercenaires acharnés prêts à vous défoncer comme jamais pour faire naître en un temps records un grand nombre de ces branches.

Vous etes la premeire promo faut assumer ^^

Non c'est vrai c'est pas facile mais jpense que c'est a vous de vous y mettre, dans la lignée de paris ou d'innover !

Et puis de tout façon, on s en fout de vous, allez vous faire fouttre

oui

Le forum des associations 2007 aura lieu dans la cours Pasteur au Kremlin Bîcetre, le lundi 12 novembre.
Une grande tente avec 35 stands de 4m carré chacun accueillera les associations d'Epita/tech, ISBP et IPSA pour une après midi qui se cloturera "festivement".

Pour cet après midi, les association (IPSA et les autres) doivent contacter Julien, stuyck@gmail.com, président du BDE Epita qui se charge de l'organisation avant le vendredi 26 octobre.
Chaque association envoyé au président du BDE Epita devra contenir le nom de l'association, le logo en Haute Definition de l'association, le nom du responsable du stand, la liste des personnes présentes avec leur timing approximatifs si les équipes tournent et les besoins logistiques (tables, matériel vidéo ou informatique...).
Merci d'envoyer aussi une copie de ce mail à laetitia ( quatre_l@ipsa.fr ).

J'ai regardé les emplois du temps du mois de novembre et SURPRISE! Tout le monde a cour le lundi 12 Novembre a l'après midi !!!!!
Ca serait judicieux d'aller voir l'administration pour ne pas se rerouver avec un apres midi chomé pour les associations.

on a vu avec laetita et harrel pour ca.
mais si ca te dit, tu peux toujours retourner la voir pour insister un peu

Ben je n'ai pas trop envie de me faire chasser en y allant tout seul. Le mieu serai de venir a plusieur pour se faire entendre.